Şirketlerin çalışmalarını yürütebilmeleri için gerekli olan mal ve hizmet alımları arttıkça, satınalma birimlerine ihtiyaç duyarlar. Satın almaya harcanan iş gücü ve sermayenin büyüklüğü, yapılanmanın daha kapsamlı ve geniş organizasyonlu kurulmasını zorunlu kılar. Şirketin fiziksel ve mali boyutu ile satınalma biriminin boyutu her organizasyon yapısı için farklı olabilir. Örneğin yüzlerce çalışanı olan bir call center, daha küçük satın alma operasyonlarına gereksinim duyabilecekken; onlarca çalışanı bulunan bir inşaat firması için güçlü bir satınalma birimi gerekebilir.
Şirketler içerisinde, mal ve hizmet ihtiyacı duyan birimler, satınalma birimi için birer müşteridirler ve iç müşteriler olarak adlandırılırlar. Aynı şekilde şirketin çıktılarını satın alan ya da çıktıları için mal ve hizmet sağlayarak etkileşimde bulunan tedarikçiler de dış müşteriler olarak adlandırılabilirler. Tüm bu etkileşimlerin yönetilmesinde satınalma birimi önemli görev bir üstlenmelidir.
Bir üretim tesisinde, üretim planına göre malzeme ihtiyaçları oluşur. Bu ihtiyaçların organizasyonu planlama birimi tarafından yapılmalıdır. Planlama birimi, üretim yapacak olan birimlerin taleplerini toplar ve tüm birimlerin ihtiyaçlarını, satınalma birimi verileriyle örtüştürerek organize eder. Bu çalışma sırasında; malzemelerin emniyet stokları, raf ömürleri, kullanım miktarları, kullanım süreleri, üretici tarafındaki üretim süreleri, teslim süreleri, yurt içi ve dışı satın alma operasyon süreleri, gerekli izin süreleri, teknik şartnameler, üretim planı gibi veriler dikkate alınmalıdır. Bu etkenlerdeki bir hesaplama ya da organizasyon hatası üretimin aksamasına hatta durmasına neden olabilir. Bu durum kar amacı güden şirketler için yaşamsal bir risktir. Üretim organizasyonun gereği olan güvenlik, yemek, servis gibi ihtiyaçlar da idari kısım tarafından Satınalma Birimine iletilirler. Tüm bu süreçlerin sağlıklı bir şekilde organizasyonu gerekir. Bu yönetimdeki en önemli araçlardan birisi olan ERP programları konusuna ileriki yazılarımda değineceğim.
Üretim yapan bir tesiste, iç müşterilerin talepleri, ihtiyaç sahibi birimde olduğu gibi, planlama ve satınalma organizasyonlarından da geçer. Malzeme stok yönetimi bu iki birimden birisinin kontrolünde olabilir. Talebin stok kontrolü yapılır ve ardından talep satınalma birimine ulaşır. Bazı taleplerin bir süre bekletilmesi istenmeyen bir durum olsa da, uygulamalarla test edilerek genel kabul görmüş bir yöntemdir ve genelde organizasyon yapısı dolayısıyla, kontrol mekanizmaları tam oturmamış şirketlerde işe yaramaktadır. Bazı talepler bu bekleme süresinde değişir ya da tümüyle ortadan kalkar. Bu yöntemle ilgili bir kural belirlenmemiştir. Genelde satınalma yöneticisinin deneyimi bu yöntemde etkilidir.
Satınalma yöneticisinin sahaya çıkması, imalatı ve üretimi hissetmesi, anlaması, inşaatta ya da üretimde ortak duyguya ve düşünceye katkı sağlar. Bu yaklaşım, ortak hedefe yürünmesini kolaylaştıran, iç müşterilerle çatışmayı azaltan bir çalışma biçimidir.
İç müşterilerle ilgili bir önemli konu da şirket sırrı olarak kalması gereken alım fiyatlarının, gereken nezaket çerçevesinde satınalma ve mali işler birimleri dışına çıkmaması, zorunluluk durumunda kontrollü olarak paylaşılmasıdır. Tüm bu süreçler boyunca satınalma biriminin, etkileşimde olduğu birimlerle iletişimi, şirket kültürü, saygı ve nezaket gözetilerek yürütülmelidir.
Aynı şekilde, dış müşterilerle olan ilişkiler de önemlidir. Nezaket, rakipler arasında eşitlik duygusu, yeteri derecede açıklık, bilgilendirme, önerileri alma ve uygulama, yeni teknoloji bilgisi, piyasa araştırması, ödemeler, pazarlık ve sözleşme aşamaları, pasif ve aktif pazarlık, ticari sırlara saygı gibi etkenlere önem verilmelidir. Unutmamalıdır ki; dış müşteriler, şirketlerin tanıtım kanallarıdırlar. Herhangi bir kötü uygulama, mali sıkıntı ya da profesyonellik dışı bir davranış, çok hızlı bir şekilde piyasada yayılacaktır.
Fazla uzatmadan özetlemeye çalıştığım iç ve dış müşteri ilişkileri konusu, şirketlerin yönetimi, iç huzuru, karlılığı, tanıtımı ve etkileri açısından değerlidir ve özenle yönetilmelidir.
- Log in to post comments
