İhtiyaçlar; mal, hizmet ya da ikisinin birleşimi olarak karşımıza çıkabilirler. Bu ihtiyaçların planlanarak yönetilmesi idealdir. Bununla birlikte plan dışı ortaya çıkan ihtiyaçlar da olacaktır. Örneğin beklenmedik bir iş kazası, bugün yaşadığımız gibi bir salgın, enerji kesintileri, tedarikçi sorunu, sevkiyat sorunu gibi durumlar, plan dışı ihtiyaçları önümüze çıkarabilecektir. Yasalar gereği şirketlerin nasıl bir iş sağlığı ve güvenliği acil durum eylem planları varsa, tedarik sorunları için de bir acil durum planı oluşturması, işlerinin aksamaması adına önemlidir.
Şirketin işleyişi için gereken yemek, güvenlik, danışmanlık, nakliye, servis hizmetleri; hammadde, enerji, sarf malzemeleri gibi ihtiyaçlar, yıllık olarak planlanmalıdır. Küçük organizasyonlarda malzeme planlaması ihtiyaç sahibi birim ve satınalma birimi tarafından yapılabilecekken, organizasyon yapısı büyüdükçe bu süreçlerin yürütülmesi için planlama birimine ihtiyaç duyulacaktır. Planlama birimi, üretim ya da çıktı sağlayan birimlerle, stok yönetimini de göz önünde bulundurarak satın alma operasyonlarının yürütülmesi için planlama yapmalıdır. Yıllık satın alma planları bu çalışmalar çerçevesinde oluşturulur. Her bir malzeme kalemi için, mevcut stok, stok devir hızı, raf ömrü, temin süresi, ihtiyaç miktarı, mevcut siparişler, emniyet stoku, birim fiyat, toplam fiyat gibi bilgiler bu planlara işlenir. Stok devir hızına göre planlar aylık, haftalık ya da günlük kırılımlara kadar ayrıntılandırılabilirler. Gelişen teknolojiyle birlikte tüm bu süreçler, erp programları aracılığıyla yürütülmektedir ki ideal olan da budur. Erp programları sayesinde, insan hataları en aza indirilmiş olur, güvenli ve anlık izleme yapılır. Ayrıca gerekli raporlamalar anlık olarak ve yüksek doğruluk oranıyla alınırlar.
Şirket organizasyonun büyüklüğüne göre, malzeme yönetimi için, birimlerde görevliler belirlenmeli ve bu çalışanlar malzeme akışını izlemeli, teknik özellikleri ve kullanımları hakkında veri sağlamalıdırlar. Malzeme tedarik süreci içerisinde bulunanların, belirli aralıklarla toplanarak sistemi gözden geçirmeleri, üretim güvenliği açısından yaşamsal değerdedir. Bu yapılanma, iş geliştirme ve malzeme tedarik güvenliği açısından da yararlıdır. Ayrıca bu çalışanlar, satın alma operasyonları için gerekli olan şartnamelerin hazırlanmasında önemli rol oynayacaktır.
Malzeme şartnameleri idari ve teknik konuları içerirler. Her bir malzeme için şartname oluşturulması, tedarik sürecine yardımcı olacaktır. Şartnameler, malzemeyi tam olarak tanımlamalı ancak teknik gelişmeyi, muadil ürünü, maliyet düşürme seçeneklerini kısıtlamamalıdırlar. Gerekliyse teknik çizimlerle desteklenmelidirler.
- Log in to post comments
