İhtiyaçlar; mal, hizmet ya da ikisinin birleşimi olarak karşımıza çıkabilirler. Bu ihtiyaçların planlanarak yönetilmesi idealdir. Bununla birlikte plan dışı ortaya çıkan ihtiyaçlar da olacaktır.

Şirketlerin çalışmalarını yürütebilmeleri için gerekli olan mal ve hizmet alımları arttıkça, satınalma birimlerine ihtiyaç duyarlar. Satın almaya harcanan iş gücü ve sermayenin büyüklüğü, yapılanmanın daha kapsamlı ve geniş organizasyonlu kurulmasını zorunlu kılar.

Günlük yaşamımızda, herhangi bir ihtiyacımızı karşılamak için satınalma işlemini uygularız. İhtiyacımızın türüne göre bir markete, hırdavatçıya ya da biraz bakıma ihtiyacımız varsa bir kuaföre gideriz. Örneğin, kuaföre gitmeden önce bazı etkenleri hızlıca düşünürüz. Kuaför, yakın sokakta ama pahalı ise diğer sokaktakileri düşünürüz.